Spausdintuvų servisas su atvykimu į biurą: patogus sprendimas įmonėms
Kai spausdintuvas sugenda pačiu blogiausiu metu
Tai nutinka visada netikėtai. Rytinė darbo diena, svarbus susirinkimas po dviejų valandų, reikia atspausdinti sutartis – ir staiga spausdintuvas tiesiog atsisako dirbti. Arba spausdina taip, kad geriau jau visai nespausdintų: dryžiai, blankūs tekstai, popierius stringa kas penktas lapas. Pažįstama situacija? Daugeliui biurų tai ne teorinis scenarijus, o periodiškai pasikartojanti tikrovė.
Tradicinis sprendimas tokioje situacijoje – paskambinti į servisą, sužinoti, kad reikia atvežti įrenginį, surasti transportą, nugabenti, palaukti kelias dienas ar savaitę, tada vėl organizuoti atsiėmimą. O tuo metu darbas stovi arba visi bėga į artimiausią spaustuvę spausdinti po vieną lapą. Laiko ir nervų sąnaudos – milžiniškos.
Štai kodėl vis populiaresnis tampa spausdintuvų servisas su atvykimu į biurą. Meistras atvažiuoja pas jus, sutvarko problemą vietoje, ir jūs toliau dirbate. Skamba paprastai – ir iš tikrųjų taip ir yra. Bet yra niuansų, kuriuos verta žinoti prieš renkantis tokią paslaugą.
Kas iš tikrųjų slepiasi po žodžiu „servisas su atvykimu”
Rinkoje egzistuoja kelios skirtingos paslaugų versijos, kurios visos vadinasi panašiai, bet iš esmės skiriasi. Svarbu suprasti, ką konkrečiai gausite.
Diagnostika vietoje – meistras atvažiuoja, nustato problemą, bet pats remontas atliekamas servise. Tai nėra pilnavertis „atvykimo” servisas, nors taip ir gali būti parduodama. Tokiu atveju vis tiek turėsite atiduoti įrenginį.
Pilnas remontas vietoje – meistras atvažiuoja su reikiamais įrankiais ir dalimis, sutvarko problemą jūsų biure. Tai tikrasis atvykimo servisas, kurio ir ieško dauguma įmonių.
Profilaktinis aptarnavimas – reguliarūs vizitai pagal sudarytą grafiką, kai meistras patikrina įrenginių būklę, išvalo, atlieka smulkius reguliavimus, pakeičia susidėvėjusias dalis dar prieš joms sugedant. Tai aukščiausio lygio paslauga, kurią verta apsvarstyti įmonėms su dideliu spausdinimo kiekiu.
Avariniai iškvietimai – greitas atvykimas kritinėse situacijose, dažnai su papildomu mokesčiu už skubą. Kai kurie servisai garantuoja atvykimą per 2–4 valandas, kiti – per darbo dieną.
Renkantis paslaugą, visada klauskite konkrečiai: ar remontas atliekamas vietoje, ar tik diagnostika? Kiek laiko užtrunka tipinis vizitas? Ar meistras atvažiuoja su atsarginėmis dalimis, ar jas reikia laukti atskirai?
Kokios problemos sprendžiamos vietoje, o kokios – ne
Ne kiekviena spausdintuvo bėda gali būti išspręsta biure. Tai svarbu suprasti, kad nekiltų nerealistinių lūkesčių.
Vietoje puikiai sprendžiamos šios problemos:
- Popieriaus strigimas ir su tuo susijusios mechaninės problemos
- Spausdinimo kokybės sutrikimai – dryžiai, blankumas, netolygus dažų pasiskirstymas
- Rašalo ar tonerio kasečių problemos, jų pakeitimas ir kalibracija
- Programinės įrangos ir tvarkyklių problemos
- Tinklo ryšio ir spausdinimo iš tinklo sutrikimai
- Spausdinimo galvučių valymas ir reguliavimas (rašaliniai spausdintuvai)
- Fuserio (kaitinimo elemento) keitimas lazeriniuose spausdintuvuose
- Popieriaus tiekimo mechanizmo remontas
- Skaitytuvo kalibravimas daugiafunkciuose įrenginiuose
Sudėtingesniais atvejais, kai reikia keisti pagrindinę plokštę, atlikti sudėtingą mechaninį remontą arba kai reikalinga speciali diagnostikos įranga, įrenginį vis tiek teks nugabenti į servisą. Geras meistras tai pasakys iš karto, o ne imsis darbo, kurį žino negalėsiantis atlikti vietoje.
Praktinis patarimas: prieš kviečiant meistrą, kiek galima tiksliau aprašykite problemą. „Spausdintuvas neveikia” ir „spausdintuvas spausdina su horizontaliais dryžiais kas 3 centimetrus” – tai visiškai skirtinga informacija. Kuo tiksliau aprašysite, tuo didesnė tikimybė, kad meistras atvažiuos su reikiamomis dalimis ir problema bus išspręsta per vieną vizitą.
Kaip pasirinkti patikimą servisą: į ką atkreipti dėmesį
Lietuvos rinkoje veikia nemažai įmonių, siūlančių spausdintuvų servisą su atvykimu. Kokybė labai skiriasi, todėl verta žinoti, pagal kokius kriterijus rinktis.
Sertifikatai ir autorizacija. Geriausi servisai turi gamintojų – „HP”, „Canon”, „Epson”, „Brother”, „Lexmark”, „Kyocera” – autorizaciją. Tai reiškia, kad meistrai yra išmokyti dirbti su konkrečiais įrenginiais, naudoja originalias dalis ir laikosi gamintojo reikalavimų. Autorizuotas servisas dažnai gali atlikti remontą neprarandant garantijos.
Reakcijos laikas. Klauskite, per kiek laiko meistras atvažiuos po iškvietimo. Rimtos įmonės turi aiškius standartus – pavyzdžiui, standartinis atvykimas per 8 darbo valandas, skubus – per 4. Jei atsakymas miglotas, tai blogas ženklas.
Garantija ant atlikto darbo. Patikimas servisas suteikia garantiją tiek ant atlikto remonto, tiek ant sumontuotų dalių. Minimumas – 3 mėnesiai, geriausi servisai garantuoja 6–12 mėnesių.
Skaidrumas dėl kainų. Prieš pradedant darbą turėtumėte gauti aiškų kainų įvertinimą. Jei meistras atsisako pasakyti orientacinę kainą prieš diagnostiką – tai suprantama, bet po diagnostikos, prieš pradedant remontą, kaina turi būti aiški ir patvirtinta.
Atsiliepimai ir rekomendacijos. Ieškokite atsiliepimų iš kitų įmonių, ne tik iš privačių klientų. Biuro aplinka ir intensyvus komercinis naudojimas – tai kita liga nei namų spausdintuvas. Klauskite kolegų iš kitų įmonių, kuo jie naudojasi.
Atsarginių dalių prieinamumas. Geras servisas turi sandėlyje dažniausiai naudojamas dalis populiariems modeliams. Jei kiekvieną kartą reikia laukti dalių iš užsienio, tai labai pailgina remonto laiką.
Sutartinis aptarnavimas versus vienkartiniai iškvietimai
Daugelis įmonių pradeda nuo vienkartinių iškvietimų ir tik vėliau supranta, kad sutartinis aptarnavimas yra ekonomiškai naudingesnis. Pabandykime palyginti.
Vienkartinis iškvietimas – mokate tik tada, kai kažkas sugenda. Atrodo pigu, bet yra keletas „bet”. Pirma, avarinio iškvietimo kaina paprastai yra didesnė nei planinio vizito kaina. Antra, gedimas visada nutinka netinkamu metu ir sukelia darbo sutrikimus. Trečia, neturite jokio prioriteto – jei servisas užimtas, gali tekti laukti.
Sutartinis aptarnavimas – reguliariai mokate fiksuotą sumą ir mainais gaunate profilaktinius patikrinimus, prioritetinį aptarnavimą gedimų atveju ir dažnai – nuolaidą atsarginėms dalims. Didelėms įmonėms su keliais spausdintuvais tai beveik visada apsimoka.
Kiek orientaciniai skaičiai: vienkartinis iškvietimas su diagnostika ir paprastu remontu Lietuvoje kainuoja apie 30–80 eurų (be dalių). Sutartinis aptarnavimas vienam įrenginiui – apie 10–25 eurai per mėnesį, priklausomai nuo apimties ir įrenginio tipo. Jei per metus turite bent 2–3 gedimus, sutartis jau apsimoka. O dar pridėkite darbo laiko nuostolius dėl gedimų – ir skaičiai tampa dar aiškesni.
Praktinė rekomendacija: jei jūsų biure yra daugiau nei 3 spausdintuvai arba spausdinimas yra kritiškai svarbus jūsų veiklai (pavyzdžiui, notarai, buhalterijos, logistikos įmonės), sutartinis aptarnavimas yra beveik privalomas pasirinkimas.
Kaip pasiruošti meistrui ir ko tikėtis vizito metu
Kad meistro vizitas būtų kuo efektyvesnis, verta šiek tiek pasiruošti. Tai ne biurokratija – tiesiog praktiniai dalykai, kurie sutaupo laiko abiem pusėms.
Prieš vizitą surinkite informaciją: tikslus spausdintuvo modelis (paprastai ant lipduko priekiniame ar viršutiniame dangtelyje), apytikslė pirkimo data, ar įrenginys dar garantinis, koks yra apytiksliai mėnesinis spausdinimo kiekis. Jei turite pirkimo dokumentus ar ankstesnių remontų aktus – paruoškite juos.
Aprašykite problemą kiek galima tiksliau. Jei spausdintuvas daro keistus garsus – ar tai girgždesys, braškesys, ar toks garsas, lyg kažkas trinasi? Ar problema pasireiškia kiekvieną kartą, ar tik tam tikromis sąlygomis? Ar tai nutiko staiga, ar palaipsniui blogėjo? Tokia informacija meistrui yra labai vertinga.
Vizito metu neišeikite iš biuro ir pasirūpinkite, kad kas nors galėtų atsakyti į klausimus. Meistras gali norėti patikrinti, kaip spausdintuvas veikia su konkrečiu kompiuteriu, ar problema pasireiškia spausdinant iš visų kompiuterių, ar tik iš vieno. Tai svarbu diagnozei.
Po remonto paprašykite raštiško akto ar sąskaitos, kurioje būtų aiškiai nurodyti atlikti darbai ir sumontuotos dalys. Tai jums reikės ir buhalteriniais tikslais, ir garantiniais atvejais.
Jei meistras rekomenduoja papildomus darbus ar dalių keitimą – klauskite, ar tai būtina dabar, ar tai profilaktika. Geras meistras aiškiai pasakys, kas yra kritiškai svarbu, o kas gali palaukti. Jei viskas pateikiama kaip „labai skubu ir būtina” – tai gali būti pardavimo taktika.
Dažniausios klaidos, kurių įmonės daro rinkdamosi servisą
Per metus susidaro gana aiški statistika, kokias klaidas įmonės kartoja vėl ir vėl. Geriau mokytis iš svetimų, nei iš savų.
Renkasi pigiausiąjį. Spausdintuvų servisas – ne ta sritis, kur verta eiti pas pigiausią. Nekokybiškas remontas arba neoriginalios dalys gali sugadinti įrenginį galutinai arba sukelti naujus gedimus po kelių savaičių. Kaina turi būti pagrįsta, bet ne vienintelis kriterijus.
Laukia per ilgai. Daugelis įmonių kviečia meistrą tik tada, kai spausdintuvas visiškai nustoja veikti. Tačiau dažnai yra ankstyvų simptomų – blogėjanti spausdinimo kokybė, dažnesnis popieriaus strigimas, neįprasti garsai. Ankstyva intervencija paprastai yra pigesnė ir greitesnė.
Naudoja neoriginalias kasetes ir nesako apie tai meistrui. Tai labai dažna problema. Pigios suderinamos kasetės dažnai sukelia problemų – nuo spausdinimo kokybės sutrikimų iki rimtų mechaninių gedimų. Jei naudojate tokias kasetes, pasakykite meistrui – tai svarbu diagnozei. Ir rimtai apsvarstykite perėjimą prie originalių arba bent jau sertifikuotų analogų.
Neturi sutarties ir neturi prioriteto. Kai sugenda spausdintuvas, paaiškėja, kad servisas užimtas, eilė ilga, o prioritetiniai klientai aptarnaujami pirmiau. Sutartis – tai ne tik ekonomija, bet ir garantija, kad jus aptarnaus laiku.
Ignoruoja profilaktiką. Lazerinio spausdintuvo fuseris turi tam tikrą resursą – paprastai 100 000–200 000 puslapių. Kai jis baigiasi, spausdintuvas gali sugesti labai netinkamu metu. Profilaktinis dalių keitimas pagal resursą – tai investicija, ne išlaidos.
Kai spausdintuvas – ne tik biuro baldas, bet ir verslo įrankis
Galima ginčytis, ar spausdintuvai apskritai dar aktualūs skaitmeniniame amžiuje. Bet tikrovė tokia, kad dauguma Lietuvos įmonių vis dar spausdina labai daug. Sutartys, sąskaitos, ataskaitos, etiketės, pakavimo dokumentai, medicininiai įrašai – sąrašas ilgas. Ir kol tai tęsiasi, spausdintuvų patikimumas yra realus verslo klausimas, ne tik techninis.
Servisas su atvykimu į biurą – tai ne prabanga, o logiškas sprendimas, kuris sutaupo laiko, sumažina darbo sutrikimus ir ilgina įrenginių tarnavimo laiką. Svarbiausia – rinktis kompetentingą paslaugos teikėją, aiškiai suprasti, ką perkate, ir nežiūrėti į tai kaip į vienkartinę išlaidą, o kaip į investiciją į sklandų biuro darbą.
Jei dar neturite patikimo spausdintuvų serviso partnerio – dabar geras metas jį susirasti. Ne tada, kai spausdintuvas sugenda prieš svarbų susirinkimą, o ramiai, be skubos, galint palyginti kelis variantus ir pasirinkti geriausią. Nes kai dega – renkamės ne geriausią, o artimiausią. O tai retai kada sutampa.