Profilaktinis spausdintuvų valymas: kodėl tai svarbu jūsų biurui

Kai spausdintuvas tampa biuro problema numeris vienas

Kiekviename biure yra bent vienas žmogus, kuris žino, kaip „išspręsti” spausdintuvo problemą – paprastai tai reiškia paspausti mygtuką kelis kartus, ištraukti popieriaus lapą iš vidurio ir tikėtis geriausio. Bet kas nutinka, kai šis metodas nustoja veikti? Kai spausdintuvas ima spausdinti dryžuotus lapus, stringa popierius kas antrą kartą arba tiesiog atsisako reaguoti – tada biuro darbas sustoja.

Dauguma įmonių spausdintuvus traktuoja kaip savaime veikiančius prietaisus: įjungei, naudoji, o kai sugenda – kvieti techniką. Tačiau ši strategija ilgainiui kainuoja kur kas daugiau nei reguliarus profilaktinis valymas. Ir ne tik pinigais – laiku, nervais, praleistais terminais.

Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kodėl spausdintuvų valymas nėra tik estetinis reikalas, kaip jį daryti teisingai ir kodėl biurai, kurie to nepaiso, moka dvigubą kainą.

Kas iš tikrųjų vyksta spausdintuvo viduje

Norėdami suprasti, kodėl valymas svarbus, pirmiausia reikia žinoti, kas vyksta spausdintuvo viduje kiekvieną kartą, kai spausdinate dokumentą. Tai nėra paprastas procesas – spausdintuvas yra mechaniškai sudėtingas įrenginys su daugybe judančių dalių, kurios nuolat liečiasi su popieriumi, rašalu ar toneriu.

Lazeriniuose spausdintuvuose kiekvieną kartą spausdinant susidaro smulkios tonerio dalelės. Dalis jų patenka ant popieriaus – kaip ir turėtų. Bet kita dalis nusėda ant vidinių paviršių, volelio, valymo juostelės, net ant optinių elementų. Laikui bėgant šie nusėdimai kaupiasi ir pradeda trukdyti normaliam darbui.

Rašaliniai spausdintuvai turi savo problemų rinkinį. Rašalas džiūsta ant spausdinimo galvutės purkštukų, ypač jei spausdintuvas nenaudojamas kelis dienų ar savaičių. Popierius palieka dulkių ir pluošto dalelių, kurios kaupiasi ant daviklių ir kreipiklių. Drėgmė gali sukelti rašalo sulipimą arba popieriaus sukibimą.

Ir visa tai vyksta lėtai, nepastebimai – kol vieną dieną spausdintuvas tiesiog nustoja veikti taip, kaip turėtų.

Kiek kainuoja nevalymas – skaičiai, kurie stebina

Daugelis biurų vadovų mano, kad spausdintuvo valymas – tai papildomos išlaidos. Tiesą sakant, tai yra investicija, kuri atsipirka gana greitai. Pabandykime paskaičiuoti.

Vidutinis biuro spausdintuvas, kuris naudojamas intensyviai ir niekada nevalomas, sugenda vidutiniškai po 2–3 metų. Naujo spausdintuvo kaina – nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo modelio. Techniko iškvietimas dėl gedimo – paprastai 50–150 eurų vien už apsilankymą, dar prieš pradedant skaičiuoti dalių kainą.

Bet yra ir nematomų išlaidų. Kai spausdintuvas stringa arba spausdina nekokybiškai, darbuotojai praranda laiką. Jei biure dirba 10 žmonių ir kiekvienas per savaitę praranda 20 minučių dėl spausdintuvo problemų – tai per metus sudaro daugiau nei 170 valandų prarastos darbo laiko. Padauginkite iš vidutinio valandinio atlyginimo ir gausite sumą, kuri tikrai verčia susimąstyti.

Reguliarus profilaktinis valymas, atliktas kas 3–6 mėnesius, kainuoja žymiai mažiau. Daugelis techninės priežiūros įmonių siūlo sutartis, pagal kurias vienas apsilankymas kainuoja 30–60 eurų. Tai ne išlaidos – tai draudimas nuo didesnių problemų.

Ką apima tikras profilaktinis valymas

Čia svarbu atskirti du dalykus: paviršinį valymą, kurį gali atlikti bet kuris darbuotojas, ir giluminį profilaktinį valymą, kuriam reikia žinių ir tinkamų priemonių.

Paviršinis valymas – tai tai, ką turėtų daryti kiekvienas biuras reguliariai:

• Išorinių paviršių valymas drėgna šluoste (be agresyvių chemikalų)
• Popieriaus dėklo išvalymas nuo dulkių ir pluošto
• Stiklo paviršiaus (skenerio dalyje) valymas specialiu skysčiu
• Popieriaus kreipiklių patikrinimas ir lengvas valymas

Giluminis profilaktinis valymas apima kur kas daugiau:

• Vidinių komponentų valymas nuo tonerio ar rašalo nusėdimų
• Volelio ir kreipiklių valymas bei patikrinimas dėl nusidėvėjimo
• Spausdinimo galvutės valymas (rašaliniuose spausdintuvuose)
• Daviklių patikrinimas ir kalibracija
• Programinės įrangos diagnostika ir klaidų žurnalo peržiūra
• Ventiliacijos angų išvalymas nuo dulkių

Pastarasis procesas reikalauja specialių priemonių – antistatinių šepetėlių, specialių valymo tirpalų, suspausto oro balionėlių ir, svarbiausia, žinių apie konkretų spausdintuvo modelį. Netinkamai valymas gali padaryti daugiau žalos nei naudos – pavyzdžiui, naudojant paprastą dulkių siurblį lazeriniame spausdintuve galima pažeisti jautrius komponentus arba paskleisti tonerio dulkes po visą prietaisą.

Dažniausios klaidos, kurias daro biurai

Per daugelį metų techninės priežiūros specialistai mato tas pačias klaidas vėl ir vėl. Verta jas išvardinti, nes dažnai žmonės net nežino, kad daro kažką ne taip.

Klaida Nr. 1: Laukimas, kol sugenda. Tai pati brangiausia strategija. Kai spausdintuvas jau sugedo, valymas nebepadeda – reikia keisti dalis arba pirkti naują. Profilaktika veikia tik tada, kai atliekama reguliariai, dar prieš atsirandant problemoms.

Klaida Nr. 2: Netinkamų priemonių naudojimas. Daugelis žmonių valo spausdintuvą tuo, kas yra po ranka – universaliu valiklio purškaliu, popieriniu rankšluosčiu arba dulkių siurbliu. Visa tai gali pakenkti. Chemikalai gali pažeisti plastikinius komponentus, popierinis rankšluostis palieka pluoštą, o dulkių siurblys sukuria statinę elektros iškrovą, kuri žalinga elektronikai.

Klaida Nr. 3: Spausdinimo galvutės ignoravimas. Rašaliniuose spausdintuvuose spausdinimo galvutė yra vienas brangiausių komponentų. Kai ji užsikemša dėl džiūstančio rašalo, daugelis žmonių tiesiog spaudinėja „galvutės valymo” funkciją programinėje įrangoje vėl ir vėl. Tai sunaudoja daug rašalo ir ne visada padeda. Kartais reikia rankinio valymo, o kartais – galvutės keitimo.

Klaida Nr. 4: Aplinkos ignoravimas. Spausdintuvas stovi dulkėtame sandėlyje? Šalia oro kondicionieriaus, kuris pučia tiesiai į prietaisą? Drėgnoje patalpoje? Aplinka daro didžiulę įtaką spausdintuvo ilgaamžiškumui. Net ir geriausiai prižiūrimas spausdintuvas blogoje aplinkoje suges greičiau.

Kaip sukurti valymo grafiką biurui

Geras valymo grafikas priklauso nuo kelių veiksnių: kiek spausdinate, kokio tipo spausdintuvą naudojate ir kokioje aplinkoje jis stovi. Štai praktinis orientacinis planas.

Kas savaitę (gali atlikti bet kuris darbuotojas, 5 minutės):

• Nuvalyti išorinius paviršius drėgna šluoste
• Patikrinti popieriaus dėklą, išimti dulkes ir pluoštą
• Įsitikinti, kad ventiliacijos angos neuždengtos

Kas mėnesį (truputį daugiau dėmesio, 15–20 minučių):

• Išimti popieriaus dėklą ir išvalyti jį kruopščiai
• Nuvalyti skaitytuvo stiklą (jei spausdintuvas turi skenerio funkciją)
• Patikrinti, ar nėra popieriaus liekanų viduje
• Paleisti programinės įrangos diagnostiką

Kas 3–6 mėnesius (rekomenduojama kviesti specialistą arba atlikti giluminį valymą):

• Pilnas vidinis valymas
• Volelio ir kreipiklių patikrinimas
• Spausdinimo galvutės valymas arba kalibracija
• Programinės įrangos atnaujinimas

Jei spausdinate labai intensyviai – daugiau nei 500 lapų per dieną – šiuos intervalus reikėtų sutrumpinti perpus. Intensyvus naudojimas reiškia greitesnį nusidėvėjimą ir greitesnį nešvarumų kaupimąsi.

Savitarna ar profesionalas – kada ką rinktis

Ši dilema kyla daugelyje biurų. Viena vertus, kviesti techniką kiekvienam valymui atrodo per brangu. Kita vertus, netinkamas savitarnos valymas gali sugadinti prietaisą.

Savitarna tinka tada, kai kalbame apie paviršinį valymą – išorinius paviršius, popieriaus dėklą, skaitytuvo stiklą. Tai paprasti veiksmai, kuriems nereikia specialių žinių. Svarbu tik naudoti tinkamas priemones: minkštą, drėgną šluostę išoriniams paviršiams, specialų stiklo valiklį skenerio daliai ir suspausto oro balionėlį dulkėms nuo ventiliacijos angų.

Profesionalas reikalingas tada, kai reikia atidaryti spausdintuvą ir valyti vidinius komponentus. Tai ypač aktualu lazeriniams spausdintuvams, kur tonerio dulkės yra ne tik nešvaros, bet ir sveikatos rizika – jos labai smulkios ir gali patekti į kvėpavimo takus. Profesionalai naudoja specialius filtruojančius dulkių siurblius ir apsaugines priemones.

Geras kompromisas – sudaryti sutartį su techninės priežiūros įmone dėl reguliarių apsilankymų. Daugelis tokių įmonių siūlo patrauklias sąlygas: fiksuota metinė kaina, kuri apima kelis apsilankymus per metus ir prioritetinį reagavimą gedimo atveju. Biurui tai reiškia ramybę ir prognozuojamas išlaidas.

Kai spausdintuvas kalba – ženklai, kurių nereikia ignoruoti

Spausdintuvai dažnai „perspėja” apie artėjančias problemas dar prieš visiškai sugedami. Problema ta, kad daugelis žmonių šiuos ženklus ignoruoja arba tiesiog pripranta prie prastėjančios kokybės.

Štai ženklai, kurie turėtų sukelti nerimą ir paskatinti imtis veiksmų:

Dryžiai arba šviesios juostos spaudiniuose. Lazeriniame spausdintuve tai dažnai reiškia, kad tonerio kasetė tuščia arba pažeistas būgnas. Rašaliniame – užsikimšusi spausdinimo galvutė. Abiem atvejais reikia imtis veiksmų nedelsiant, nes toliau naudojant problemą tik gilinate.

Dažnas popieriaus strigimas. Jei popierius stringa dažniau nei kartą per savaitę, tai jau ne atsitiktinumas – tai simptomas. Dažniausiai kalti susidėvėję volelio gumeliai arba nešvarūs kreipikliai. Valymas ir, jei reikia, volelio keitimas sprendžia problemą.

Neįprasti garsai. Spausdintuvas turi savo normalų garsą. Jei pradeda girdėtis girgždėjimas, brazdėjimas ar kiti neįprasti garsai – kažkas viduje negerai. Tai gali būti pašaliniai objektai (popieriaus gabalėliai, sąvaržėlės) arba susidėvėję mechaniniai komponentai.

Ilgesnis spausdinimo laikas. Jei spausdintuvas, kuris anksčiau spausdino greitai, dabar dirba žymiai lėčiau – tai gali reikšti, kad procesorius perkrautas, atmintis perpildyta arba yra mechaninių problemų. Diagnostika padės nustatyti priežastį.

Klaidos pranešimai be aiškios priežasties. Jei spausdintuvas rodo klaidos pranešimus, nors popierius įdėtas, rašalas yra ir viskas atrodo tvarkoje – gali būti, kad nešvarūs davikliai klaidingai interpretuoja situaciją. Valymas dažnai išsprendžia šią problemą.

Profilaktika kaip biuro kultūros dalis

Galiausiai, spausdintuvų priežiūra yra ne tik techninis klausimas – tai biuro kultūros atspindys. Biurai, kuriuose įranga prižiūrima, paprastai yra organizuotesni, efektyvesni ir mažiau linkę į chaosą. Tai ne sutapimas.

Kai darbuotojai mato, kad įranga prižiūrima, jie ir patys ją traktuoja atidžiau. Kai spausdintuvas visada veikia gerai, žmonės neeikvoja laiko ir energijos sprendžiant problemas ir gali koncentruotis į savo darbą. Tai smulkmena, bet tokių smulkmenų suma sudaro darbo aplinkos kokybę.

Praktinis žingsnis, kurį galite žengti jau šiandien – paskirti atsakingą asmenį už spausdintuvų priežiūrą biure. Tai neturi būti IT specialistas ar technikas – tiesiog žmogus, kuris seka valymo grafiką, praneša apie problemas ir koordinuoja technikų apsilankymus. Daugelyje biurų šią funkciją atlieka administratorius arba biuro vadybininkas.

Taip pat verta investuoti į elementarų valymo priemonių rinkinį: minkštas šluostes, specialų stiklo valiklį, suspausto oro balionėlius ir antistatines šluosteles. Visa tai kainuoja kelis eurus, bet leidžia atlikti reguliarų paviršinį valymą be papildomų išlaidų.

Spausdintuvas nėra amžinas – bet tinkamai prižiūrimas jis gali tarnauti dvigubai ilgiau nei tas, kuris paliekamas savieigai. Ir tai nėra teorija – tai praktika, kurią patvirtina kiekvienas technikas, dirbantis su biuro įranga. Profilaktinis valymas nėra papildoma biuro išlaida. Tai investicija, kuri atsipirka greičiau, nei daugelis tikisi.