Kaip tinkamai prižiūrėti biuro spausdintuvą, kad jis tarnautų ilgiau

Kodėl spausdintuvas genda greičiau nei turėtų

Biuro spausdintuvas – vienas tų prietaisų, kurį visi naudoja, bet niekas ypatingai neprižiūri. Kol veikia – gerai, kai sugenda – problema. Ir tada paaiškėja, kad paskutinį kartą kažkas į jį žiūrėjo gal prieš pusę metų, kai strigo popierius. Tokia situacija biuruose – norma, o ne išimtis.

Tačiau spausdintuvai nėra nemirtingi. Lazerinis ar rašalinis įrenginys, kuris teoriškai galėtų tarnauti 7–10 metų, dažnai išeina iš rikiuotės per 3–4 metus būtent dėl aplaidumo. Netinkama priežiūra – tai ne tik purvas ant korpuso. Tai ir netinkamai naudojami eksploataciniai medžiagos, ir ignoruojami įspėjimai, ir aplinka, kurioje spausdintuvas stovi.

Šiame straipsnyje – ne sausas instrukcijos perrašymas, o praktiniai dalykai, kuriuos tikrai verta žinoti, jei norite, kad biuro spausdintuvas tarnautų kiek įmanoma ilgiau ir neišeidinėtų gedimais pačiu netinkamiausiu metu.

Vieta ir aplinka: tai svarbiau nei atrodo

Pirmasis ir dažniausiai ignoruojamas klausimas – kur spausdintuvas stovi. Daugelyje biurų jis tiesiog pastumtas į kampą, kur yra vietos, neatsižvelgiant į tai, ar ta vieta tinkama.

Spausdintuvai nemėgsta tiesioginių saulės spindulių. Lazeriniuose modeliuose karštis gali paveikti tonerio kasetę, o rašaliniuose – greitinti rašalo džiūvimą antgaliuose. Jei spausdintuvas stovi prie lango, kuriuo vasarą plūsta saulė, tai tikrai nėra ideali vieta.

Drėgmė – kita problema. Biurai su klimato kontrole paprastai turi stabilią aplinką, bet jei spausdintuvas stovi šalia virtuvėlės, vonios ar prastai vėdinamos patalpos, drėgmė gali paveikti popieriaus padavimo mechanizmą ir net elektroniką. Rekomenduojama santykinė oro drėgmė spausdintuvui – 20–80 proc., be kondensacijos.

Dulkės – dar vienas veiksnys. Jei spausdintuvas stovi šalia durų, per kurias nuolat einama, arba netoli oro kondicionieriaus išpūtimo angos, dulkės kaupiasi greičiau. Jos patenka į popieriaus padavimo mechanizmą, kaupiasi ant optinių elementų ir ilgainiui sukelia gedimus.

Praktinis patarimas: jei spausdintuvas nenaudojamas ilgiau nei savaitę (pvz., atostogų metu), uždenkite jį lengvu audiniu arba specialiu dangteliu. Tai apsaugos nuo dulkių kaupimosi.

Popierius – ne tik popierius

Daugelis žmonių mano, kad popierius yra popierius. Bet spausdintuvo požiūriu – tai labai skirtingi dalykai. Netinkamas popierius yra viena dažniausių priežasčių, kodėl spausdintuvai pradeda strigo arba prastėja spausdinimo kokybė.

Pirmiausia – drėgmė. Popierius yra higroskopiškas, tai reiškia, kad jis sugeria drėgmę iš oro. Jei popierius laikomas netinkamai – atidarytos ryšulys prie lango ar drėgnoje patalpoje – lapai tampa šiek tiek banguoti, o tai tiesiogiai sukelia strigimus. Popierių reikia laikyti originalioje pakuotėje arba sandarioje dėžėje, tiesiai, ne ant šono.

Antra – gramatura ir tipas. Spausdintuvai turi nurodytas popieriaus gramatūros ribas. Jei spausdintuvas skirtas 60–90 g/m² popieriui, o jūs nuolat naudojate 120 g/m² kartoną, mechanizmas greičiau dėvisi. Prieš naudodami nestandartinį popierių, patikrinkite gamintojo specifikacijas.

Trečia – perdirbtas popierius. Jis dažnai turi daugiau popieriaus dulkių, kurios kaupiasi spausdintuvo viduje. Tai nereiškia, kad jo negalima naudoti, bet jei spausdinate daug, verta periodiškai valyti popieriaus padavimo volelį.

Praktinis patarimas: prieš įdėdami naują popieriaus pluoštą, išskleiskite lapus kaip kortų kaladę – tai sumažina statinę elektros įkrovą ir atskiria lapus, kurie gali būti sulipę. Taip pat patikrinkite, ar lapai įdėti teisingai pagal nurodytą kryptį (daugelis popieriaus gamintojų nurodo, kuria puse spausdinti).

Kasetės ir toneris: kaip neprarasti pinigų ir nesugadinti spausdintuvo

Tai tema, apie kurią biuruose kyla daugiausiai diskusijų. Originalios kasetės brangios, pigesnės alternatyvos – pagunda. Pažiūrėkime į tai realistiškai.

Originalios gamintojo kasetės yra optimizuotos konkrečiam spausdintuvui. Jos testuotos su tuo pačiu mechanizmu, rašalas ar toneris suformuluotas taip, kad atitiktų spausdinimo galvutės ar būgno charakteristikas. Tai nereiškia, kad alternatyvos visada blogos, bet rizika yra.

Pigesnės trečiųjų šalių kasetės gali turėti netinkamą rašalo klampumą, dėl ko spausdinimo galvutės užsikemša greičiau. Lazeriniuose spausdintuvuose nekokybiškas toneris gali palikti nuosėdas ant būgno ir kaitinimo elemento, o tai – brangus gedimas. Taip pat yra atgamintų (refilled) kasečių, kurių kokybė labai skiriasi priklausomai nuo tiekėjo.

Jei vis dėlto renkamasi alternatyvias kasetes, verta ieškoti tiekėjų, kurie siūlo ISO sertifikuotus produktus ir teikia garantiją. Pigiausia alternatyva ne visada yra ekonomiška ilgalaikėje perspektyvoje.

Kitas svarbus dalykas – kaip elgtis su beveik tuščia kasete. Daugelis žmonių spausdina iki paskutinio lašo, ignoruodami įspėjimus. Rašaliniuose spausdintuvuose tai gali sukelti galvutės pažeidimą, nes ji aušinama rašalu – kai rašalo nebėra, galvutė perkaista. Lazeriniuose – tuščia kasetė gali palikti netolygų tonerį ant būgno.

Praktinis patarimas: kai spausdintuvas praneša apie žemą rašalo ar tonerio lygį, turėkite atsarginę kasetę paruoštą. Nereikia keisti iš karto, bet neleiskite spausdinti iki absoliutaus dugno.

Reguliarus valymas: kiek laiko tai užima ir ką daryti

Spausdintuvo valymas daugeliui asocijuojasi su sudėtinga procedūra, kuriai reikia techninių žinių. Iš tikrųjų dauguma kasdienio valymo darbų yra labai paprasti ir užima 5–10 minučių.

Išorinis valymas – paprasčiausias. Drėgna (ne šlapia) mikropluošto šluoste nuvalykite korpusą, ekraną ir popieriaus padavimo dėklą. Nenaudokite agresyvių valiklių ar tirpiklių – jie gali pažeisti plastiką ir ištirpinti žymėjimus. Alkoholio pagrindu pagaminti valikiai tinka, bet tik skiedžiami, ne koncentruoti.

Popieriaus padavimo volelis – vienas svarbiausių elementų, kurį reikia periodiškai valyti. Jis pagamintas iš gumos ir laikui bėgant kaupia popieriaus dulkes bei riebalus nuo rankų. Kai volelis nešvarus, popierius pradeda striginėti arba paduodamas kreivai. Valymui naudokite izopropilo alkoholiu sudrėkintą šluostę – atsargiai, nes volelio gumos negalima pažeisti.

Vidinis valymas – tai, ko daugelis vengia, bet ko nereikėtų. Lazeriniuose spausdintuvuose tonerio dulkės kaupiasi viduje. Daugelis gamintojų turi automatinio valymo funkciją, kurią galima paleisti per spausdintuvo meniu. Rašaliniuose spausdintuvuose galvutės valymas taip pat dažnai atliekamas automatiškai, bet jį galima inicijuoti rankiniu būdu per tvarkyklę.

Svarbu: lazerinio spausdintuvo vidaus niekada nevalykite įprastu dulkių siurbliu – tonerio dulkės yra labai smulkios ir praeis pro filtrus, patekdamos į orą. Naudokite specialų tonerio dulkių siurblį arba sausą suspausto oro balionėlį (atsargiai, kad nenupūstumėte dulkių giliau į mechanizmą).

Rekomenduojamas valymo grafikas:

• Kas savaitę: išorinis korpuso valymas, popieriaus dėklo patikrinimas
• Kas mėnesį: popieriaus padavimo volelio valymas, vidinio valymo ciklo paleidimas
• Kas pusmetį: gilesnė inspekcija, filtrų (jei yra) patikrinimas

Programinė įranga ir tvarkyklės: tai irgi priežiūra

Fizinė priežiūra – svarbu, bet spausdintuvas yra ir programinis įrenginys. Pasenusios tvarkyklės ir programinė įranga gali sukelti problemų, kurių nematysite fiziškai.

Spausdintuvo tvarkyklės atnaujinamos dėl kelių priežasčių: klaidų taisymas, suderinamumo su naujomis operacinių sistemų versijomis užtikrinimas, kartais – spausdinimo kokybės pagerinimas. Jei biure atnaujinote kompiuterius į naują Windows versiją, bet tvarkyklių neatnaujinote, gali kilti problemų.

Daugelis modernių spausdintuvų turi ir vidinę programinę įrangą (firmware), kurią galima atnaujinti. Gamintojai išleidžia atnaujinimus, kurie taiso saugumo spragas, gerina stabilumą ar prideda funkcijų. Tai ypač aktualu tinklinėms spausdintuvams, kurie jungiasi prie biuro tinklo.

Taip pat verta periodiškai patikrinti spausdintuvo diagnostikos ataskaitas. Daugelis įrenginių gali atspausdinti konfigūracijos lapą, kuriame matoma informacija apie bendrą spausdintų puslapių skaičių, klaidas ir eksploatacinių medžiagų būklę. Tai puikus būdas suprasti, ar spausdintuvas artėja prie techninės priežiūros ribų.

Praktinis patarimas: užregistruokite spausdintuvą gamintojo svetainėje. Daugelis gamintojų siunčia pranešimus apie svarbius tvarkyklių ar firmware atnaujinimus registruotiems vartotojams.

Ką daryti, kai spausdintuvas nenaudojamas ilgai

Biuruose pasitaiko situacijų, kai spausdintuvas nenaudojamas ilgesnį laiką – atostogos, darbas nuotoliniu būdu, sezoninis sumažėjęs darbo krūvis. Ilgas neveikimas – irgi stresas spausdintuvui, ypač rašaliniam.

Rašaliniuose spausdintuvuose rašalas gali išdžiūti spausdinimo galvutėse, jei ilgai nespausdinama. Tai viena dažniausių priežasčių, kodėl po atostogų spausdintuvas „neveikia”. Sprendimas – spausdinti bent kartą per savaitę, net jei tai tik vienas bandomasis lapas. Daugelis gamintojų rekomenduoja bent kartą per 2 savaites paleisti spausdinimo ciklą.

Jei žinote, kad spausdintuvas nenaudojamas ilgiau nei mėnesį, rašaliniame modelyje galima atlikti galvutės valymo ciklą prieš paliekant ir dar kartą – grįžus. Kai kurie gamintojai rekomenduoja palikti spausdintuvą prijungtą prie elektros – jis periodiškai atlieka automatinį galvutės drėkinimą.

Lazeriniams spausdintuvams ilgas neveikimas mažiau kritiškas, bet ir juos verta periodiškai įjungti. Toneris gali susisluoksniuoti kasetėje, jei ji ilgai nejudinama – todėl prieš spausdinimą po ilgos pertraukos rekomenduojama išimti kasetę ir atsargiai pakratyti horizontaliai.

Praktinis patarimas: jei biuras ilgiau neuždarytas, bet spausdintuvas nenaudojamas, nustatykite kalendoriuje priminimą kas 10–14 dienų atspausdinti bandomąjį lapą. Tai užtrunka 30 sekundžių, bet gali sutaupyti nuo brangaus galvutės valymo ar keitimo.

Kada kviesti techniką ir kaip to išvengti

Net ir geriausiai prižiūrimas spausdintuvas kartais reikalauja profesionalios pagalbos. Svarbu žinoti, kada galima patiems išspręsti problemą, o kada geriau nepradėti improvizuoti.

Paprastos problemos, kurias galima spręsti patiems: popieriaus strigimas (jei lapas matomas ir lengvai ištraukiamas), žemas rašalo ar tonerio lygis (kasetės keitimas), spausdinimo kokybės problemos po ilgos pertraukos (galvutės valymo ciklas), ryšio problemos (tvarkyklių perkrovimas, tinklo nustatymų patikrinimas).

Situacijos, kai reikia specialisto: spausdintuvas daro neįprastus garsus (traškėjimas, girgždėjimas), atsiranda dūmai ar degimo kvapas (nedelsiant išjungti), popierius nuolat strigsta toje pačioje vietoje net po valymo, ekrane rodomos klaidos, kurių nėra naudotojo vadove, spausdintuvas neįsijungia arba išsijungia savaime.

Profilaktinė techninė priežiūra – tai, apie ką biurai dažnai pamiršta. Daugelis spausdintuvų gamintojų rekomenduoja profesionalų aptarnavimą po tam tikro spausdintų puslapių skaičiaus (dažniausiai 50 000–100 000 puslapių lazeriniams). Per šį aptarnavimą keičiami dėvimosi dalys – padavimo voleliai, separatoriai, kartais – kaitinimo elementas. Tai kainuoja, bet daug mažiau nei naujas spausdintuvas.

Verta paklausti tiekėjo ar gamintojo atstovo apie priežiūros sutartis. Daugeliui biurų tai ekonomiškai naudinga – reguliari priežiūra, prioritetinis aptarnavimas gedimo atveju ir kartais – eksploatacinių medžiagų įskaičiavimas į sutarties kainą.

Ilgas tarnavimas prasideda nuo mažų įpročių

Spausdintuvo priežiūra nėra raketų mokslas. Tai tiesiog keli reguliarūs veiksmai, kurie kartu sudaro skirtumą tarp įrenginio, kuris genda po trijų metų, ir to, kuris veikia dešimt.

Svarbiausia – nuoseklumas. Vienkartinis valymas ar tinkamo popieriaus naudojimas savaitę neduos rezultatų. Bet jei biure susiformuoja kultūra, kai žmonės žino, kaip teisingai elgtis su spausdintuvu – nededa drėgno popieriaus, nespausdina iki paskutinio rašalo lašo, praneša apie pirmuosius gedimo požymius – spausdintuvas tai „pajunta”.

Finansiškai tai irgi apsimoka. Vidutinis biuro lazerinis spausdintuvas kainuoja nuo 300 iki 1000 eurų. Jei dėl netinkamos priežiūros jis sugenda po 3 metų vietoj 8, skirtumas – ne tik pinigai, bet ir prarastas laikas, gedimų sukeltas stresas ir spausdinimo prastovos. Kelios minutės per mėnesį priežiūrai – tai investicija, kuri tikrai atsiperka.

Galiausiai – neskaitykite šio straipsnio kaip baigtinio sąrašo. Kiekvienas spausdintuvas šiek tiek skirtingas, kiekvienas biuras – irgi. Perskaitykite savo modelio naudotojo vadovą (dažnai jis prieinamas PDF formatu gamintojo svetainėje), pasižymėkite gamintojo rekomendacijas ir pritaikykite jas prie savo situacijos. Tai geriausia, ką galite padaryti savo biuro spausdintuvui.