Biuro spausdintuvų priežiūra: kaip sumažinti remonto išlaidas

Kodėl spausdintuvai genda greičiau nei turėtų

Daugelyje biurų spausdintuvas – tai tas prietaisas, kurį visi naudoja, bet niekas prižiūrėti neskuba. Kol veikia – gerai, o kai pradeda streikuoti, visi stebisi, kodėl taip nutiko. Tiesa tokia, kad didžioji dalis spausdintuvų gedimų nėra atsitiktiniai – jie kaupiasi ilgai ir yra tiesioginė aplaidumo pasekmė.

Biuro aplinkoje spausdintuvai dirba intensyviai. Tai ne namų prietaisas, kuriuo atspausdini vieną lapą per savaitę. Čia kalbame apie šimtus, kartais tūkstančius lapų per mėnesį. Tokia apkrova reikalauja reguliarios priežiūros, o jos nebuvimas tiesiogiai veikia ir spausdinimo kokybę, ir įrenginio tarnavimo laiką.

Dažniausios gedimų priežastys yra paprasčiausios: popierius naudojamas netinkamas, kasetės keičiamos tik tada, kai spausdintuvas jau visiškai atsisako veikti, vidus niekada nevalomas, o programinė įranga neatnaujinama. Visa tai sudaro sąlygas, kuriose net ir geras įrenginys pradeda byrėti anksčiau laiko.

Tinkamo popieriaus pasirinkimas – ne smulkmena

Skamba banaliai, bet popierius yra vienas iš pagrindinių veiksnių, lemiančių spausdintuvo ilgaamžiškumą. Daugelis biurų perka pigiausią galimą popierių, manydami, kad skirtumas nereikšmingas. Iš tikrųjų skirtumas yra labai apčiuopiamas.

Prastos kokybės popierius išskiria daugiau popieriaus dulkių, kurios kaupiasi spausdintuvo viduje, tepa volelius ir galiausiai sukelia popieriaus strigimą arba netolygų spausdinimą. Be to, drėgnas arba netinkamai laikomas popierius gali pažeisti kasetę ir sukelti rašalo ar tonerio nutekėjimą.

Ką daryti praktiškai:

• Rinkitės popierių, kurio grūdinimas atitinka jūsų spausdintuvo rekomendacijas – dažniausiai 80 g/m² yra universalus pasirinkimas biuro spausdintuvams.
• Laikykite popierių sausoje, vėsioje vietoje, geriausia originalioje pakuotėje iki pat naudojimo momento.
• Niekada nekraukite popieriaus į dėklą per daug – tai viena dažniausių strigimo priežasčių.
• Jei spausdintuvas dažnai striega, patikrinkite, ar popierius tinkamas konkrečiam modeliui – kai kurie spausdintuvai jautrūs net nedideliems gramūros skirtumams.

Taip pat verta atkreipti dėmesį į tai, kad kai kurie biurai naudoja perdirbtą popierių. Tai puiku aplinkosaugos požiūriu, tačiau reikia įsitikinti, kad jis atitinka spausdintuvo reikalavimus – ne visi perdirbto popieriaus variantai tinka lazeriniams spausdintuvams.

Kasetės: kada keisti ir kaip nepermokėti

Kasetės – tai ta spausdintuvo dalis, kuri biudžetą gali erzinti labiausiai. Originalios kasetės brangios, o pigesnės alternatyvos kartais sukelia daugiau problemų nei sutaupo pinigų. Kaip rasti balansą?

Pirmiausia – neignoruokite perspėjimų. Kai spausdintuvas praneša, kad kasetė beveik tuščia, tai nereiškia, kad reikia spausdinti iki paskutinio lašo. Visiškai išnaudota kasetė gali pažeisti spausdinimo galvutę arba sukurti netolygų tonerio pasiskirstymą, kuris vėliau sunkiai išvalomas.

Dėl alternatyvių kasečių – čia reikia būti apdairiems. Rinkoje yra trijų tipų ne originalios kasetės: suderinamos (naujos, bet ne gamintojo), regeneruotos (perpildytos originalios) ir pigios neaiškios kilmės. Suderinamos kasetės iš patikimų tiekėjų dažnai veikia puikiai ir gali sutaupyti 30–50% lyginant su originalais. Tačiau labai pigios kasetės gali nutekėti, sugadinti spausdinimo galvutę arba tiesiog spausdinti prastos kokybės dokumentus.

Praktinis patarimas: jei nusprendžiate naudoti ne originalias kasetes, rinkitės tiekėjus, kurie suteikia garantiją ir prisiima atsakomybę už galimus gedimus. Taip pat verta pasitikrinti, ar gamintojo garantija neapima sąlygos, kad naudojant ne originalias kasetes ji nebegalioja – tai aktualu naujesniems įrenginiams.

Dar vienas dalykas, kurį daugelis pamiršta – kasetės laikymas. Jei turite atsarginių kasečių, laikykite jas originalioje pakuotėje, horizontaliai, vėsioje ir tamsioje vietoje. Netinkamai laikoma kasetė gali išdžiūti arba prarasti spausdinimo kokybę dar prieš ją įdedant į spausdintuvą.

Reguliarus valymas: tai ne tik estetika

Spausdintuvo valymas daugeliui atrodo kaip bereikalingas laiko gaišimas. Tačiau iš tikrųjų tai yra viena efektyviausių priemonių, padedančių išvengti brangių remontų. Dulkės, popieriaus pluoštas ir tonerio likučiai kaupiasi viduje ir ilgainiui pradeda trukdyti mechanizmų darbui.

Išorinis valymas yra paprastas – drėgna šluoste, be agresyvių valymo priemonių, nušluostyti korpusą. Bet svarbiau yra vidinis valymas. Čia reikia šiek tiek daugiau atsargumo:

• Popieriaus dėklas: reguliariai išimkite popierių ir išvalykite dėklą nuo dulkių ir pluošto. Tai galima daryti drėgna šluoste arba suspaustu oru.
• Volelis: jei spausdintuvas dažnai striega, tikėtina, kad volelis yra nešvarus arba susidėvėjęs. Jį galima nuvalyti izopropilinio alkoholio sudrėkinta šluoste – tai dažnai išsprendžia strigimo problemą be jokio remonto.
• Spausdinimo galvutė: rašalinių spausdintuvų galvutę reikia valyti reguliariai, ypač jei spausdintuvas ilgai nenaudojamas. Dauguma spausdintuvų turi automatinę valymo funkciją nustatymuose – naudokite ją.
• Tonerio dulkės: lazeriniuose spausdintuvuose tonerio dulkės gali kauptis viduje. Jas reikia šalinti specialiu vakuuminiu siurbliu, skirtu tonerio dulkėms – įprastas dulkių siurblys čia netinka, nes tonerio dalelės yra labai smulkios ir gali pažeisti siurblio filtrą.

Kiek dažnai valyti? Orientuokitės pagal naudojimo intensyvumą. Biure, kuriame spausdinama daug, išorinis valymas turėtų vykti kas savaitę, o gilesnis – kartą per mėnesį. Jei spausdintuvas naudojamas retai, valymas prieš kiekvieną aktyvesnį naudojimą yra gera praktika.

Programinė įranga ir tvarkyklės: nematomos problemos

Apie spausdintuvų programinę įrangą retai kas galvoja, kol neprasideda keistos problemos – spausdintuvas neatsako, dokumentai spausdinami neteisingai arba eilė užstringa. Dažnai tokių problemų priežastis yra pasenusios tvarkyklės arba programinės įrangos konfliktai.

Spausdintuvo tvarkyklės – tai programos, leidžiančios kompiuteriui ir spausdintuvui „kalbėtis”. Kai operacinė sistema atnaujinama, bet tvarkyklės lieka senos, gali atsirasti nesuderinamumo problemų. Todėl reguliariai tikrinkite, ar yra naujų tvarkyklių versijų gamintojo svetainėje.

Taip pat verta periodiškai išvalyti spausdinimo eilę. Kartais dokumentas „užstringa” eilėje ir blokuoja visus kitus spausdinimo darbus. Tai galima padaryti per sistemos nustatymus arba paprasčiausiai iš naujo paleidus spausdintuvo paslaugą kompiuteryje.

Dar vienas dalykas – spausdintuvo vidinė programinė įranga (firmware). Gamintojai periodiškai išleidžia atnaujinimus, kurie ne tik ištaiso klaidas, bet ir pagerina suderinamumą su naujomis kasečių versijomis. Patikrinkite gamintojo svetainę kartą per kelis mėnesius.

Prevencinė priežiūra: investicija, kuri atsipirka

Daugelis biurų vadovų mano, kad spausdintuvų priežiūra – tai išlaidos. Iš tikrųjų tai yra investicija, kuri atsipirka labai greitai. Apskaičiuokite patys: vienas rimtas spausdintuvo remontas gali kainuoti 100–300 eurų arba daugiau, o kartais remontas apskritai neapsimoka ir tenka pirkti naują įrenginį. Tuo tarpu reguliari priežiūra kainuoja daug mažiau.

Prevencinė priežiūra apima kelis lygmenis:

Kasdienis lygmuo: neignoruokite perspėjimų, kuriuos rodo spausdintuvas. Jei mato spalva blunka, kasetė beveik tuščia – keiskite iš karto, o ne laukite, kol spausdintuvas visiškai nustos veikti. Jei popierius striega – ištraukite jį atsargiai, be jėgos, kad nepažeistumėte mechanizmų.

Savaitinis lygmuo: išvalykite popieriaus dėklą, nušluostykite išorę, patikrinkite, ar nėra popieriaus liekanų viduje.

Mėnesinis lygmuo: atlikite gilesnį valymą, patikrinkite volelius, paleiskite diagnostikos testą, kurį dauguma spausdintuvų turi integruotą.

Metinis lygmuo: apsvarstykite profesionalią techninę apžiūrą. Daugelis spausdintuvų gamintojų arba jų įgalioti servisai siūlo profilaktinės priežiūros paslaugas, kurios apima giluminį valymą, susidėvėjusių dalių keitimą ir kalibraciją. Tai ypač aktualu, jei spausdintuvas naudojamas intensyviai.

Kada kreiptis į servisą ir kaip nepermokėti

Net ir geriausiai prižiūrimas spausdintuvas anksčiau ar vėliau pareikalaus profesionalios pagalbos. Svarbu žinoti, kada bandyti spręsti problemą patiems, o kada geriau kreiptis į specialistus.

Patiems galima spręsti: popieriaus strigimą (jei popierius lengvai ištraukiamas), spausdinimo kokybės problemas (dažnai išsprendžiamos valant galvutę arba keičiant kasetę), ryšio problemas (tvarkyklių atnaujinimas arba iš naujo prijungimas).

Į servisą reikia kreiptis, kai: spausdintuvas skleidžia neįprastus garsus (traškėjimas, šnypštimas), ekranas rodo klaidos kodus, kurių negalite išspręsti pagal instrukciją, popierius nuolat striega toje pačioje vietoje net ir po valymo, arba spausdintuvas visiškai neįsijungia.

Kaip nepermokėti servise? Keletas patarimų:

• Prieš nešant į servisą, pabandykite rasti sprendimą gamintojo svetainėje arba forumuose – daugelis problemų turi paprastus sprendimus.
• Paprašykite išankstinės sąmatos ir patvirtinkite, kad darbai bus pradėti tik gavus jūsų sutikimą.
• Jei remontas kainuoja daugiau nei 50% naujo panašaus spausdintuvo kainos – rimtai apsvarstykite, ar apsimoka taisyti.
• Rinkitės servisus, kurie specializuojasi jūsų spausdintuvo markėje – jie dažnai turi daugiau patirties ir gali turėti reikalingų dalių sandėlyje.

Kai spausdintuvas tampa biuro galvos skausmu: kaip organizuoti priežiūrą sistemingai

Vienas iš didžiausių iššūkių biure – tai atsakomybės klausimas. Kas prižiūri spausdintuvą? Jei atsakymas yra „niekas konkrečiai” – tai ir yra problema. Kai už priežiūrą niekas neatsakingas, ji tiesiog nevyksta.

Praktiškas sprendimas – paskirti atsakingą asmenį arba komandą. Tai nebūtinai turi būti IT specialistas. Pakanka darbuotojo, kuris suprastų pagrindines priežiūros procedūras ir žinotų, kada reikia kviesti profesionalus. Galima sukurti paprastą priežiūros žurnalą – net ir Excel lentelė tiks – kuriame fiksuojama, kada buvo keistos kasetės, valytas spausdintuvas, kokie gedimai buvo pastebėti.

Jei biure yra keli spausdintuvai, verta apsvarstyti priežiūros sutartį su servisų teikėju. Tokios sutartys dažnai apima reguliarius apsilankymus, profilaktinį valymą ir pirmumo teisę gedimo atveju. Ilgalaikėje perspektyvoje tai gali būti ekonomiškiau nei mokėti už kiekvieną atskirą iškvietimą.

Galiausiai – nepamiršta ir energijos taupymo aspekto. Spausdintuvas, kuris visą dieną veikia budėjimo režimu, sunaudoja energiją ir greičiau dėvi mechanizmus. Nustatykite automatinio išsijungimo funkciją, jei spausdintuvas nenaudojamas ilgiau nei valandą. Tai ne tik sutaupys elektros sąskaitą, bet ir prailgins įrenginio tarnavimo laiką.

Apibendrinant visa tai, ką aptarėme: spausdintuvo priežiūra nėra raketų mokslas. Tai paprastos, reguliarios procedūros, kurios reikalauja nedaug laiko, bet ženkliai sumažina remonto išlaidas ir prailgina įrenginio gyvenimą. Biurai, kurie į tai žiūri sistemingai, retai susiduria su netikėtais gedimais ir nešvaistoma laiko bei pinigų situacijose, kurias buvo galima išvengti. Pradėkite nuo mažų žingsnių – tinkamo popieriaus, reguliaraus valymo ir atidaus kasečių keitimo – ir pamatysite, kad spausdintuvas iš biuro galvos skausmo virsta tiesiog įrankiu, kuris tiesiog veikia.